Buenas prácticas para implementar o hacer teletrabajo

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Buenas prácticas para equipos remotos SDSA (Service Delivery Sinergy Anywhere) o teletrabajo.

Creado por: Julio Jimenez y William Franca

Sabemos que el trabajo remoto tiene ventajas económicas muy atractivas para una empresa por no pagar arriendo, decoración, café, servicios de limpieza y muchos otros. Sin embargo, lo difícil es hacer con que un equipo que trabaja remoto alcance un performance igual a un equipo unificado en una oficina.

Pues bien, este documento te va a guiar por experiencias vividas en UnoWeb Colombia que es una agencia digital sin oficinas. Estas buenas prácticas nos ayudan a mantener la sinergia y productividad en un ambiente 100 % en trabajo remoto.

Gran parte, por no decir casi todas, también te darán resultados en ambientes no remotos y lo mejor de todo, es que el uso de estas prácticas ayuda a profesionales que no tienen una larga experiencia en el mercado laboral a igualar sus resultados a profesionales experimentados.

Entorno SDSA

El uso de SDSA no sustituye metodologías como PMI, Scrum, XP u otras que buscan maximizar la productividad a través de prácticas organizacionales conocidas, el SDSA trabaja el aspecto del liderazgo para mantener equipos alineados, motivados y productivos. Y está basado en reglas comportamentales que deben seguidas insistentemente.

Estructura Organizacional

Al momento de forma la estructura organizacional de tus equipos remotos, tenga en cuenta que en esta modalidad de trabajo se hace necesario un acompañamiento mucho mas cercano entre líder y colaboradores. Por eso tenga en cuenta conformar equipos compactos, con un máximo de 5 colaboradores por cada líder de equipo.

Tips para un buen líder

Efecto espejo en cascada

¿ Alguna vez te ha pasado de tener una reunión con un directivo de una empresa y en que al entrar todas las personas son mal geniadas, groseras y poco amistosas y al conocer el directivo en la reunión, este tiene las mismas características de esta personas?. Esto no es una coincidencia y se debe a que cada equipo tarde o temprano hereda las principales características de sus gestores. El mismo efecto pasa también con personas positivas, es decir que como gestor, tienes la obligación de ser lo que quieres de tu equipo. Si no cumple los compromisos, te atrasas para reuniones, traspasa tus frustraciones a tu equipo y no trata bien a las personas, eres amargado… bueno, asi será tu equipo.

Simple como, Como quieres que tu equipo de trabajo sea, tendrás que ser tu primero.

Contextualización

Es una buena practica de todo gestor contextualizar su equipo en lo que están trabajando, eso ayuda mas aun en equipos remotos a tener el equipo mas apersonado de las tareas, abre espacio para ideas del equipo, motiva los colaboradores y además disemina la responsabilidad sobre los entregables. 

Tome el tiempo para explicar cual es el origen de las necesidades, principalmente las urgentes, o caso contrario tu equipo de trabajo pensará “El jefe se puso creativo y ahora tengo mas trabajo que no servirá para nada”

Practique la gratitud

El gerente que cree que los colaboradores deben agradecerle por emplearlos está destinado al fracaso. El modo correcto de pensar y actuar es ser agradecido a todos los colaboradores por su empeño. La única obligación real de un gestor es mantener a su equipo motivado. 

Es muy simple, cuando un colaborador de tu equipo haga algo mejor de lo que estaba previsto o en menor tiempo del previsto, agradezca, preferencialmente con un publico que pueda escuchar.

Feedback 

La retroalimentación es una herramienta poderosa para el crecimiento del equipo, infelizmente muchos gestores generan el efecto contrario en el equipo, convirtiendo esta herramienta en simples regaños y humillación.

Regla 1: Los puntos negativos de la retroalimentación debe ser personales, es decir que solo el gestor y la persona que está recibiendo la retroalimentación deben escuchar.

Regla 2: Empiece siempre tu feedback con los puntos positivos que la persona tiene, acuérdate, si la persona solo tuviera puntos negativos probablemente no seria una reunión de feedback, seria una reunión de despido.

Regla 3: Si es posible hacerlo presencial es mejor. Será mejor aun si se hace en un ambiente no corporativo, como un café o porque no un bar. 

Regla 4: Exponga los hechos que fueron negativos, y como debería haber sido hecho según tu punto de vista

Regla 5: Mantenga la mente abierta para las explicaciones, pueden cambiar tu punto de vista

Regla 6: No espere una fecha especifica para dar retroalimentación, puede ser realizada después de finalizar un proyecto, cuando haya desvíos del performance esperado, cuando consigas un nuevo contrato, ante errores operativos, no te limites.

No te olvides que la retroalimentación es una herramienta que te va a ayudar a que los colaboradores estén alineados con los objectivos estratégicos y aportando de la mejor manera posible, no es una herramienta para desmotivar personas.

Do not disturb

No hay nada peor para el performance de un colaborador, que un gestor que interrumpe desmedidamente una tarea en curso para pedir información o priorizar alguna otra pequeña tarea. Sabemos que en muchos casos es inevitable, pero es responsabilidad del gestor minimizar este tipo de casos. No siempre es posible, pero cuando puedas, acumule puntos que tienes que conversar con tu equipo para reducir la cantidad de iteraciones.

Microplaneación 

En el caso del trabajo remoto, funciona mejor trabajar con microplaneacion es decir que los gestores deben asignar tareas segmentadas, es decir que tus cortes para control de entregables deben ser constantes y por cada pequeño punto acordado, y no por el todo. Eso te ayudará a minimizar en tu colaborador el impulso humano de dejar todo para la última hora.

Defiende tu equipo

Un buen gestor, sabe que jamás debe “echar al agua” a un colaborador. Si alguien critica el trabajo de tu área o de un colaborador especifico, defienda tu equipo públicamente, y arregle las cuentas individualmente después (Ropa sucia se lava en la casa). Acuerdate, el mérito es siempre de tu equipo, la culpa es siempre tuya.

Reglas para colaboradores

Avise antes

Si tienes algún imprevisto para terminar un entregable a tiempo, avise antes a su líder, y no en el momento que debería entregárselo. 

Se flexible

No existe una empresa perfecta, en la que trabajaras sin interrupciones, errores ajenos, contratos imperfectos, proyectos mal iniciados y difíciles de trabajar. Use estos obstáculos para aprender y crecer, jamás para victimizarse.

Ofrezca escenarios

En los momentos que tienes que consultar con su líder cual opción adoptar para una problemática, siempre ofrezca múltiples escenarios, cada uno con ventajas y desventajas.

Se estructurado

Antes de reuniones y conversaciones, estructure en tu mente las ideas que necesitas plantear, también te ayudará escribirlas como bullets en tu cuaderno

Directo al grano

La información que más ayudará a tu líder siempre será “Quien / Qué / Cuando”.

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